GED¶
La fonctionnalité GED (pour gestion électronique de documents) est une option commerciale de l'offre Box2Cloud 360 et complémentaire à CrossFile. Cette solution couplée à une offre multifonctions de Xerox et l'application Scan2Box permet de simplifier vos processus de traitement de document grâce à la reconnaissance automatique de charactère embarquée (OCR).
La solution GED proposée au sein de la Box2Cloud est un outil fonctionnant uniquement pour des fichiers au format PDF. Avec le format PDF, vous n’avez pas besoin d’utiliser différents types de documents numériques pour stocker différents types de données. Que vous travailliez avec du texte, des polices, des images, des graphiques en 2D, des signatures numériques, du multimédia intégré ou un autre type de données, le format PDF est la seule solution pour tous vos besoins numériques.
| Fonctionnalités | |
|---|---|
| Indexation manuelle simplifiée (la sélection d'un élément suffit à remplir un champ d'index) | |
| Classification par type de document (+ de 170 modèles de documents) | |
| Etat sur le statut des documents (non indexé, partiellement indexé, exclus de l'indexation) | |
| Etat sur le traitement des documents par l'utilisation d'étiquette (tag) | |
| Recherche multicritères en fonction du type de document | |
| Possibilité d'exclure un document du système de classification | |
| Création de favoris pour garder en évidence les classeurs importants | |
| Tri sur les résultats de recherche (sur le nom, la taille, la date de modification) | |
| Outil pour séparer ou extraire des pages au sein d'un document | |
| Outil pour fusionner deux documents |
Classeurs¶
Les classeurs proposés par le système de GED de la Box2Cloud fonctionnent en complément de votre serveur de fichiers. Tous les fichiers stockés sur la Box2Cloud sont accessibles soit au travers du Serveur de fichiers ou via CrossFile. L'ensemble de ces fichiers sont généralement classés dans une arborescence de dossiers et sous dossiers. Lorque vous souhaitez gérer vos documents, en fonction de votre arborescence cela peut dans certains cas être assez long ou complexe de retrouver un document important tel qu'une facture, pièce d'identité, un devis etc...
Les Classeurs apportent une dimension supplémentaire pour vous aider à classifier vos documents au format PDF. Dès lors qu'un Classeur existe il vous sera facile de classer votre document et lui apporter des informations de classifications supplémentaires (champs d'indexation).
Exemple
Vous pouvez utiliser un classeur de type "Facture client" celui-ci comportera des champs d'index par défaut tél que la raison sociale, l'adresse, le numéro de TVA, le code client, le montant TTC, le montant HTVA etc... lorsque vous éditerez votre facture client au format PDF vous pourrez préciser toutes ces informations. Après saisie et enregistrement de ces nouvelles informations le document pourra être recherché sur base de ces critères grâce au moteur de recherche intégré à la Box2Cloud. Vous n'avez plus besoin de connaître l'emplacement exacte de votre document pour le retrouver.
Introduction¶
Description¶
Informations générales¶
Barre d'Action principale¶
| Icône | Action |
|---|---|
| Revenir en arrière | |
| Rafraîchir la vue courante | |
| Ajouter un classeur | |
| Dupliquer le classeur en cours |
Actions sur un classeur¶
| Icône | Action |
|---|---|
| Editer un classeur | |
| Activer / Désactiver un classeur |
Listes¶
Introduction¶
Les listes représentent les données à récupérer d'un document classifié ou peuvent être utilisée pour compléter automatiquement l'indexation d'un document.
Si par exemple vous avez un fichier fournisseur en votre possession au fromat excel, vous pouvez importer ce fichier au format CSV afin de créer une liste fournisseur qui servira de premier jeux de données. Il suffira ensuite d'associer cette liste à un classeur facture d'achat. Dès lors que vous avez terminé la configuration du classeur facture d'achat et de la liste fournisseur vous pourrez l'utiliser au sein de votre application GED.
A l'ouverture du document pour classification, si le fournisseur est déjà enregistré dans la liste fournisseurs les champs d'indexation seront automatiquement complété avec les données de celui-ci, dans le cas contraire vous pourrez ajouter les nouvelles entrées du fournisseur dans les champs d'indexation du document et à l'enregistrement de celui-ci ces nouvelles informations seront automatiquement ajoutées à la liste fournisseur. Cette liste sera donc enrichie avec ces nouvelles données et le prochain document sera plus facile à indexer car la saisie sera automatique.
Description¶
Informations générales¶
Barre d'Action principale¶
| Icône | Action |
|---|---|
| Modifier la structure | Permet d'éditer les champs de la liste |
| Ajouter une ligne | Ajoute un enregistrement à la liste |
| Importer | Permet de récupérer les données d'une liste au format .csv |
| Exporter | Permet d'importer un jeux de données au format .csv pour initialiser une liste (import complet ou fusion) |
| Permet de supprimer une liste |
Actions sur les listes¶
| Icône | Action |
|---|---|
| Permet de créer une nouvelle liste (situé à droite des sous onglets) | |
| Permet de rechercher un enregistrement sur une liste | |
| Permet de modifier un enregistrement de la liste | |
| Permet de supprimer un enregistrement de la liste |
Balises¶
Introduction¶
Les balises sont utilisées pour attribuer un état de traitement sur un document. Il peut être utile dans le cas d'une gestion documentaire d'attribuer des balises ou étiquettes à un document afin de réaliser un workflow (flux de travail).
Exemple
Au sein du service de comptabilité, un membre du personnel classe les factures fournisseurs et attribue dans un premier temps une balise A payer et A valider sur un document. Dans un second temps la personne en charge de la validation et de la réalisation du paiement des factures recherche uniquement les factures comportant ces status et poursuit le traitement à réaliser. On pourrait envisager que la facture a été positionnée en fin de traitement en clôturé (validé) ou en clôturé(refusé) etc... cet exemple illustre l'utilité d'un workflow, on associe un traitement sur un document pour fluidifier les actions à mener sur un processus métier défini.
Description¶
Informations générales¶
Barre d'Action principale¶
| Icône | Action |
|---|---|
| Nouvelle catégorie | Créer une nouvelle catégorie |
Actions sur les balises¶
| Icône | Action |
|---|---|
| "balise" | Retirer une balise d'une catégorie |