CrossFile GED¶
Introduction¶
La fonctionnalité "GED" (pour gestion électronique des documents) est une option commerciale et complémentaire à CrossFile. Cette solution couplée à une offre multifonctions de Xerox et l'application Scan2Box permet de simplifier vos processus de traitement de document grâce à la reconnaissance automatique de charactère embarquée (OCR).
Description¶
| Fonctionnalités | |
|---|---|
| Indexation manuelle simplifiée (la sélection d'un élément suffit à remplir un champ d'index) | |
| Classification par type de document (+ de 170 modèles de documents) | |
| Etat sur le statut des documents (non indexé, partiellement indexé, exclus de l'indexation) | |
| Etat sur le traitement des documents par l'utilisation d'étiquette (tag) | |
| Recherche multicritères en fonction du type de document | |
| Possibilité d'exclure un document du système de classification | |
| Création de favoris pour garder en évidence les classeurs importants | |
| Tri sur les résultats de recherche (sur le nom, la taille, la date de modification) | |
| Outil pour séparer ou extraire des pages au sein d'un document | |
| Outil pour fusionner deux documents |
Consulter les classeurs¶
Administrateur Les classeurs offrent la possibilité d'organiser vos documents en fonction du type et surtout d'ajouter des éléments d'index permettant d'affiner la recherche sur base de un ou plusieurs critères.
Il y a 6 grandes familles :
| Classeurs | |
|---|---|
| Pièces comptables (livre et registre comptable, pièce justificative, etc..) | |
| Documents civils et commerciaux (police d'assurance, document bancaire, document de transport, contrat, etc... ) | |
| Documents fiscaux (impôt sur le revenu et sur les sociétés, impôts directs locaux, taxes, etc...) | |
| Documents sociaux (status d'une société, compte annuel, etc...) | |
| Gestion du personnel (bulletin de paie, registre du personnel, contrat de travail, primes, régimes de retraite, etc...) | |
| Autres (autres documents non relatifs aux classeurs précédents) |
Rechercher un classeur¶
En plus d'avoir la possibilité de naviguer dans vos différents classeurs, la recherche de classeur est facilitée par la barre de recherche intégrée dans le volet de consultation.
Affiner la recherche au sein du classeur (Recherche multicritère)¶
Filtrer sur base des indexes¶
Lorsque vous affichez le contenu d'un classeur et que vous souhaitez affiner vos résultats, vous pouvez utiliser la fonction "Filtres" en cliquant sur le bouton Filtres. Un menu se dépliera afin de vous proposer les champs d'indexes associés au classeur. Dans l'exemple ci-dessous un filtre a été appliqué sur le champ d'index "Numéro de facture", nous otenons un résultat correspondant à notre recherche. Il est possibile de combiner plusieurs motifs de recherche (par exemple : rechercher sur base d'un numéro client et une période)
Filtrer sur base des étiquettes¶
Les étiquettes sont des informations liées au traitement du document. Vous pouvez également affiner le résultat de votre recherche en précisant les étiquettes (tags) souhaitées à partir du sélecteur select tags
Ajouter un Favoris¶
La fonctionnalité "Favoris" a également été ajoutée, vous pouvez à tout moment définir un classeur comme favoris si vous souhaitez y accéder rapidement. Pour cela, placez vous dans le classeur concerné et cliquez sur l'icône :
Indexer un document¶
Lorsqu'un document au format pdf est ajouté sur la Box2Cloud, que ce soit via l'application CrossFile, partage réseau ou l'application Scan2Box, le moteur d'indexation classifie automatiquement celui-ci comme document Non indexé.
Un document est associé à un classeur uniquement si les champs d'indexes marqués d'un astérisque ont été saisis. Dans le cas contraire les règles suivantes s'appliqueront :
- Le document reste dans la bannette Non indexé si aucun champ d'index n'a été complété
- Le document sera positionné dans la bannette Partiellement indexé si il manque un champ d'index obligatoire.
Classification par type de document¶
Type de document¶
Pour ajouter un document dans un classeur vous devez au préalable utiliser le sélecteur de document présent dans le viewer PDF. Soit en naviguant au travers des sections ou en saisissant un motif de recherche (exemple : facture).
Choix du type de document¶
Pour ce document nous avons choisis la catégorie Facture Fournisseur et les 9 champs d'indexes ont été saisis.
Il est possibile de remplir les champs d'indexes via une sélection au sein du document afin d'éviter de saisir manuellement l'information. Lorsque la sélection est réalisée au sein du document l'icône suivante apparaît à côté du champ d'index, il vous suffit de cliquer sur celle-ci afin de compléter automatiquement le champ.
Sélection automatique¶
Utilisation d'étiquette (tags)¶
Les "étiquettes" ou "tags" sont des informations supplémentaires qui peuvent être apportées au document. Ces informations concernent l'état du traitement sur le document. Vous pouvez par exemple définir les étiquettes suivantes :
- A traiter
- Pris en charge
- En attente d'information
- En attente de validation
- Clôturé (validé)
- Clôturé (refusé)
- A payer
- Paiement effectué
- Paiement refusé
- Contrat en cours
- Contrat terminé
Vous pouvez également rajouter vos propres étiquettes de manière à répondre à vos processus internes.
Les étiquettes peuvent être positionnée directement depuis le Viewer PDF en utilisant le cadre prévu à cet effet Insérez une étiquette ici :
Outils¶
Une boîte à outils est disponible au sein du viewer PDF afin de pouvoir manipuler le document. Vous pouvez accéder au menu en cliquant sur l'icône , un volet supplémentaire s'ouvrira sur la droite.
Séparer les pages¶
L'outil de séparation permet de séparer les pages par interval ou par position. Il est possible de modier la destination du fichier de sortie une fois modifié.
Fusionner un document¶
L'outil de fusion de document permet de positionner au début ou à la fin de celui-ci des pages supplémentaires. (Exemple : ajout des conditions générales sur une facture).
